7 Przykładów Automatycznych Wiadomości E-mail
Czym są automatyczne wiadomości e-mail?
Automatyczna wiadomość e-mail – błędnie czasami nazywana autoresponderem. Co to jest autoresponder opisałem TUTAJ. Automatyczna wiadomość e-mail to powiadomienie wysyłane automatycznie w odpowiedzi na wiadomość e-mail otrzymaną przez Twoją firmę lub Ciebie osobiście. Jest to szczególnie przydatne podczas urlopu, nieobecności w biurze lub w innych sytuacjach, gdy nie możesz od razu odpisać.
Dlaczego warto ustawić automatyczną wiadomość?
Odpowiednio sformułowana wiadomość informuje nadawcę o Twojej nieobecności i może zawierać:
- Czas trwania nieobecności (daty, godziny itp.),
- Dane kontaktowe osoby zastępującej,
- Informacje o terminie odpowiedzi na wiadomość.
Pamiętaj, że treść powinna być profesjonalna i dostosowana do relacji z klientami. Oto 7 przykładów automatycznych wiadomości e-mail, które możesz wykorzystać w swojej firmie.
7 Przykładów Automatycznych Wiadomości E-mail
Przykład 1: Standardowa wiadomość o nieobecności
Temat: Automatyczna odpowiedź – poza biurem
Dziękuję za Twój e-mail. Obecnie jestem poza biurem i wrócę [data powrotu]. W tym czasie będę miał ograniczony dostęp do poczty.
W nagłych sprawach proszę o kontakt pod numerem telefonu: [numer telefonu].
Z poważaniem,
[Twoje imię]
[Twoja Firma]
Przykład 2: Informacja o osobie zastępującej
Temat: Automatyczna odpowiedź – poza biurem
Jestem poza biurem od [data] do [data].
W pilnych sprawach proszę o kontakt z [imię i nazwisko, e-mail lub telefon osoby zastępującej].Z poważaniem,
[Twoje imię]
[Twoja Firma]
Przykład 3: Ograniczony dostęp do e-maila
Temat: Automatyczna odpowiedź – ograniczony dostęp do poczty
Jestem poza biurem od [data] do [data]. W tym czasie mogę mieć ograniczony dostęp do poczty e-mail i odpowiem, jak tylko będzie to możliwe.
W sprawach pilnych proszę o kontakt z [imię i nazwisko, e-mail].Pozdrawiam,
[Twoje imię]
[Twoja Firma]
Przykład 4: Całkowita niedostępność
Temat: Automatyczna odpowiedź – poza biurem
Dziękuję za Twoją wiadomość. Obecnie jestem poza biurem i nie mam dostępu do poczty e-mail. Wrócę [data].
W nagłych przypadkach możesz skontaktować się ze mną pod numerem telefonu: [numer telefonu].Z poważaniem,
[Twoje imię]
[Twoja Firma]
Przykład 5: Krótka wiadomość o nieobecności
Temat: Automatyczna odpowiedź – poza biurem
Jestem poza biurem w tym tygodniu. W pilnych sprawach proszę o kontakt pod adresem: [adres e-mail].
Pozdrawiam,
[Twoje imię]
Przykład 6: Informacja o nagłych sprawach
Temat: Automatyczna odpowiedź – poza biurem
Jestem niedostępny od [data] do [data]. W sprawach pilnych proszę o kontakt z [imię i nazwisko, e-mail].
Z poważaniem,
[Twoje imię]
Przykład 7: Ogólna wiadomość bez podawania szczegółów
Temat: Automatyczna odpowiedź – poza biurem
Dziękuję za Twój e-mail. Twoja wiadomość jest dla mnie ważna, dlatego odpowiem tak szybko, jak to tylko możliwe.
Pozdrawiam,
[Twoje imię]
Podsumowanie
Automatyczne wiadomości e-mail są niezastąpionym narzędziem w komunikacji biznesowej. Pomagają utrzymać profesjonalny wizerunek i informują nadawcę o Twojej nieobecności. Wybierz jeden z powyższych przykładów lub dostosuj go do swoich potrzeb.
Jakie sformułowania stosujesz w swoich automatycznych odpowiedziach? Podziel się w komentarzu!
Witam ,w dniach od 03.09.2020 do 09.09.2020 przebywam na urlopie.
W pilnych sprawach proszę o kontakt kom.xxxxxxxxxxx
Pozdrawiam Jerzy xxxxxx.
to tak, jak ja 🙂
Bez sensu jest tłumaczenie się i zawieranie informacji typu „nie ma mnie, bo jestem tam i tam, ALE…. się staram , bo mi zależy i napewno odpowiem,KIEDYŚ TAM … bla bla bla…..” – pytający wciąż nie dostał odpowiedzi na którą oczekuje zwykle _juz_teraz_ . Skoro popełnił taki list autoresponder to nie wiadomo czy pytający kiedykolwiek dostanie odpowiedzc na zadane pytanie,, gdyż treść jego może zwyczajnie do niego nie dojść. Takie autorespondery to elementy tej tępej AI (sztucznej NIEinteligencji) , kóra uprzykrza życie każdego dnia. Krótkie zdanie typu „Postaram się dpowiedzieć okolo DATA” lub „NIE odpowiem wcale” jest tysiąc razy lepsze, od tego przeciągania.
Rozumiem, że frustracja może pojawić się, kiedy odpowiedzi na pytania nie przychodzą od razu, ale myślę, że warto spojrzeć na to z innej perspektywy. Czasem możemy nie być w stanie odpowiedzieć natychmiast, ale taki autoresponder daje pewną klarowność – klient czy rozmówca wie, że odpowiedź się pojawi, nawet jeśli wymaga to trochę czasu. W ten sposób nie zostaje się w niepewności. To prawda, że krótkie, konkretne odpowiedzi są często najbardziej efektywne, ale czasami zależy nam na tym, by pokazać, że zależy nam na szczegółowej odpowiedzi. Każdy ma swój sposób komunikacji, i choć nie zawsze się to wszystkim podoba, to zawsze warto dążyć do jasności i szacunku w rozmowie. 😊